Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp Cần Có Những Giai Đoạn Nào?

Trong nhiều năm gần đây, tổ chức sự kiện đang trở nên một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Thế nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng có một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, để lại nhiều ấn tượng trong lòng khách hàng. Trong bài viết dưới đây Phúc Thành Nhân sẽ chia sẻ cho bạn quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, hãy cùng theo dõi nhé!

Mục đích của tổ chức sự kiện là gì?

- Tổ chức sự kiện sẽ giúp khách hàng của doanh nghiệp có thể tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp từ đó tạo nên một niềm tin vững chắc cho khách hàng cũng như các đối tác quan trọng của doanh nghiệp.

- Tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp có thể định vị thương hiệu, giúp đối tác, khách hàng có cái nhìn tổng quan hơn về thương hiệu

- Tổ chức sự kiện cũng là một cách giúp hỗ trợ truyền thông trực tiếp hiệu quả, giúp quảng bá giới thiệu hình ảnh, nội dung, sản phẩm đến với các khách hàng tiềm năng cũng như các khách hàng thân thiết của doanh nghiệp

- Ngoài việc tổ chức các hoạt động thì sự kiện còn góp phần giúp thúc đẩy các hoạt động bán hàng ngay tại sự kiện từ đó giúp gia tăng doanh số cho công ty.

- Mở rộng tệp khách hàng tiềm năng, tìm kiếm các cơ hội hợp tác từ nhà đầu tư từ đối tác, nhà phân phối.

Tại sao phải xây dựng một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

Có điều chúng ta có thể nhận thấy rằng, không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng bỏ ra hàng chục thâm chí hàng trăm triệu đồng để tiến hành tổ chức một sự kiện mà không mang đến lợi ích nào. Thực tế các hoạt động tổ chức sự kiện chính là một hình thức để doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ nhằm giúp quảng bá rộng rãi đến mọi đối tượng khách hàng. Hay nói cách khác, đây chính là một chiêu để doanh nghiệp có thể thực hiện các hoạt động Marketing, Pr ở trong khuôn khổ phát triển chiến lược kinh doanh nhằm tăng doanh số và quảng bá các thương hiệu.

Để tổ chức một sự kiện được thành công cần yêu cầu xây dựng quy trình bài bản có tính chuyên nghiệp. Chính vì thế nếu như bỏ lỡ một trong các bước trong quy trình tổ chức sự kiện chắc chắn doanh nghiệp không thể tạo nên dấu ấn trong lòng khách hàng, thậm chí thương hiệu có thể bị giảm sút rất nhiều so với các đối thủ cạnh tranh ở trên thị trường.

Xem thêm: Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Các Bí Quyết Mang Đến Sự Thành Cho Sự Kiện

Hướng dẫn xây dựng quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Quy trình tổ chức sự kiện trong giai đoạn đầu

Xác định chủ đề của sự kiện

Trước hết doanh nghiệp cần xác định rõ các mục đích của buổi tổ chức sự kiện này, đưa ra các yếu tố cần thiết có trong sự kiện và căn cứ vào đó để xác định các công việc cần phải làm và trả lời được những câu hỏi sau:

- Quy mô sự kiện (lễ khai trương, ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, tổ chức sự kiện sinh nhật…)

- Chủ đề sự kiện là gì?

- Khách tham dự gồm những ai

- Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu?

- Thông điệp mà sự kiện muốn truyền tải là gì?

- Ngân sách dự trù sự kiện là bao nhiêu?

Lên các ý tưởng tổ chức sự kiện

Ở trong khâu này, doanh nghiệp cần lập ra các nhóm để chia đều công việc theo từng mảng càng chi tiết sẽ giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp.

Đặc biệt trong quy trình tổ chức sự kiện doanh nghiệp cần cân nhắc ở nhóm lên ý tưởng vì đây sẽ là linh hồn của cả sự kiện và thực hiểu rõ về dịch vụ, sản phẩm từ đó lên một kịch bản khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh khác.

Kế hoạch phân chia nhân sự

Để có thể góp phần tạo nên sự thành công của một sự kiện cần đến sự chuyên nghiệp trong các lĩnh vực như: đồ họa, quản lý sự kiện, kỹ thuật (lắp ráp, ánh sáng, âm thanh, các thiết bị sự kiện), kế toán (ký và thanh toán hợp đồng),…

Do đó trước khi sự kiện được tiến hành thì cần đề ra danh sách nhân sự như thế nào cho phù hợp với từng hạng mục trong sự kiện.

Giai đoạn diễn ra sự kiện

Thực hiện kế hoạch

Dựa vào các khâu đã được lên sẵn trước đó, các bộ phận nhân sự phải thực hiện quy trình tổ chức sự kiện theo đúng kế hoạch được đề ra trước đó để tránh các điều ngoài ý muốn xảy ra.

Mỗi bộ phận sẽ có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc được giao theo đúng kế hoạch, thời gian để hạn chế sự kiện diễn ra chậm trễ làm ảnh hưởng đến các bộ phận khác.

Chuẩn bị, dàn dựng sự kiện

Một sự kiện thường sẽ mất khoảng 2 tuần để tiến hành chuẩn bị và thực hiện các hoạt động sau:

- Dựng sân khấu, backdrop, banner, standee

- Đồng phục

- Thuê PG, thuê các thiết bị sự kiện

- Liên lạc với các bên liên quan (Xin giấy phép tổ chức,..)

- Gửi thiệp mời đến khách hàng

Ngoài ra sau khi hoàn thành quy trình trên, doanh nghiệp cũng nên cho sự kiện chạy thử từ 1 đến 2 lần trước khi sự kiện được diễn ra để tránh có những thiếu sót ảnh hưởng đến sự kiện.

Tiến hành sự kiện

Các trưởng bộ phận phụ trách sẽ điều phối nhân viên thực hiện theo đúng kế hoạch quy trình tổ chức sự kiện được đề ra từ trước đó. Những vấn đề phát sinh ngoài dự kiến, cần tập hợp để mọi người có thể cùng giải quyết, không nên hoạt động riêng lẻ.

Nên thực hiện sự kiện theo bảng checklist hay timeline của chương trình để tiện cho việc theo dõi sự công việc đang được thực hiện.

Giai đoạn sau khi tổ chức sự kiện

Đây chính thời điểm kết thúc toàn bộ quá trình. Dù không có quá nhiều công việc cần làm những để mọi người có thể cùng nhìn lại.

Kết thúc sự kiện

Sau khi kết thúc chương trình, ekip tổ chức sẽ có nhiệm vụ thu dọn vật dụng của sự kiện. Bàn giao lại các vật dụng đã thuê, dọn dẹp nơi tổ chức và trả lại hiện trạng ban đầu để tránh làm mất uy tín, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Tổ chức họp để rút kinh nghiệm

Sau khi sự kiện kết thúc, các bộ phận buộc phải báo cáo lại tất cả công việc đã được thực hiện, làm những gì và không làm được những gì đồng thời mỗi bộ phận nên viết báo cáo trong quá trình thực hiện sự kiện để có thể rút kinh nghiệm cho những sự kiện lần sau.

Phúc Thành Nhân chuyên tổ chức sự kiện, cho thuê thiết bị sự kiện chuyên nghiệp

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, cũng như giúp bạn hiểu hơn về công tác tổ chức sự kiện và những khó khăn, thách thức mà đơn vị tổ chức sự kiện cần vượt qua để có được một sự kiện thành công mỹ mãn.

Phúc Thành Nhân là một trong những đơn vị chuyên tổ chức sự kiện lâu năm, với nhiều năm kinh nghiệm ở trong lĩnh vực này chúng tôi đảm bảo tuân thủ đúng các quy trình cần thiết cho một sự kiện chuyên nghiệp. Không những thế chúng tôi luôn không ngừng học hỏi để đưa ra những yếu tố mới lạ, độc đáo, xu hướng chung của tào cầu vào những sự kiện để tạo một điểm nhấn và có nét thu hút riêng. Ngoài ra Phúc Thành Nhân còn cung cấp dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện chất lượng đảm bảo sẽ làm hành lòng quý khách hàng.

Phúc Thành Nhân không chỉ có kinh nghiệm mà chúng tôi còn có sự sáng tạo, lòng nhiệt huyết giúp làm nổi bật lên những giá trị của sự kiện về lâu dài. Để được tư vấn tốt nhất về dịch vụ tổ chức sự kiện, hay cho thuê thiết bị sự kiện hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé!

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KT PHÚC THÀNH NHÂN

Trụ Sở: 205 Đường Lê Lâm, Phường Phú Thạnh, Quận Tân Phú, TPHCM

Chi Nhánh Hà Nội: Số 35 Ngách 11 Ngõ 1295 Đường Giải Phóng, P. Thịnh Liệt, Q. Hoàng Mai, Hà Nội.

Hotline/Zalo/Viber: 0906.462.906 – 0903.154.299 (Mr Hiếu)

Email: hieuvo@phucthanhnhan.vn

M: 0909.216.522 ( Ms Nhị) - E: nhidang@phucthanhnhan.vn

M: 0932.763.196 ( Ms Khiết) - E: khiettran@phucthanhnhan.vn

Website công ty: www.phucthanhnhan.com - www.phucthanhnhan.vn