Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Các Bí Quyết Mang Đến Sự Thành Cho Sự Kiện

Tổ chức sự kiện hiện nay được xem là công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị và PR nhằm giúp quảng bá và nâng cao uy tín của doanh nghiệp. Vậy tổ chức sự kiện là gì, tổ chức sự kiện tiếng anh là gì và làm sao để tổ chức hội nghị thành công. Hãy cùng Phúc Thành Nhân tìm hiểu các thông tin này trong bài viết dưới đây nhé!

Khái niệm tổ chức sự kiện là gì? Tổ chức sự kiện tiếng anh là gì?

Tổ chức sự kiện tiếng anh là event management hoặc event organization. Tổ chức sự kiện là làm gì? Trước hết chúng ta có thể hiểu là sự kiện chính là công việc cho một sự kiện sắp được diễn ra bao gồm từ khâu chuẩn bị cho đến tiến hành và kết thúc sự kiện. Điều này nhằm mục đích thu hút sự quan tâm của truyền thông với khách hàng mục tiêu, hay các sự kiện còn có mục đích đặc biệt hơn chính là đánh bóng của thương hiệu của nhãn hàng nhằm giúp tăng doanh số bán hàng.

Dịch vụ tổ chức sự kiện hay chính công ty sẽ đứng ra chịu trách nhiệm thực hiện sự kiện đó. Dịch vụ tổ chức sự kiện là gì? Dịch vụ tổ chức sự kiện sẽ có trách nghiệm lên ý tưởng, kế hoạch hay theo sát nó ở trong quá trình diễn ra sự kiện đó. Nhờ các đơn vị tổ chức sự kiện mà thông điệp của trương trình có thể được truyền tải và tiếp cận khách hàng/khán giản một cách nhanh và hiệu quả nhất.

Thông thường, một sự kiện được tổ chức sẽ được hướng đến những mục tiêu như:

- Sự kiện hỗ trợ chiến dịch truyền thông, phát triển các hình ảnh đa chiều về thương hiệu, sản phẩm hay dịch vụ.

- Phát triển các mối quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.

- Quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với công chúng một cách trực tiếp, hiệu quả.

- Hỗ trợ bán hàng, phát triển các kênh phân phối và chương trình chiêu thị.

Tổ chức sự kiện là là một mảnh đất màu mỡ để phát triển nâng cao danh tiếng thương hiệu, dưới đây là một số hoạt động thường được tổ chức sự kiện như:

- Hội chợ thương mại hay triển lãm sản phẩm.

- Lễ hội, các buổi biểu diễn nghệ thuật hay chương trình ca múa nhạc.

- Sự kiện văn hóa, giải trí, thể thao hay các hoạt động gây quỹ.

- Hội thảo, hội nghị, chương trình giao lưu, họp mặt, tri ân.

- Sự kiện khai trương, ra mắt sản phẩm hay các chương trình khuyến mãi.

Ý nghĩa và vai trò của tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp thu hút được sự chú ý của công chúng và các khách hàng tiềm năng. Quảng bá, nâng cao uy tín thương hiệu giúp gia tăng sự nhận diện thương hiệu đến với khách hàng, xã hội. Tổ chức sự kiện để xây dựng và phát triển hình ảnh của sản phẩm, dịch vụ của công ty. Đây cũng cách nhận một cách để doanh nghiệp có thể nhận ý kiến của khách hàng để có cải thiện hay thay đổi các hình ảnh về công chúng về sản phẩm, dịch vụ.

Một số sự kiện lớn tận dụng hiệu ứng truyền thống để tiếp cận để khách hàng mục tiêu, đáp ứng các mục đích về thương mại cũng như đẩy mạnh doanh số bán hàng.

Xem thêm: 5 Tiêu Chí Lựa Chọn Công Ty Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

Những bí quyết để mang đến sự thành công cho tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện không hề khó nhưng phải làm thế nào để sự kiện ấy được thành công về mọi mặt và chiếm được cảm tình của người tham gia là điều mà không phải đơn vị tổ chức sự kiện nào cũng làm được. Dưới đây là một số bí quyết để mang đến sự thành công cho sự kiện:

Lên ý tưởng và Concept phù hợp với sự kiện

Việc lựa chọn và cho ra đời một ý tưởng, concept chương trình sao cho phù hợp với đặc tính và thông điệp của sản phẩm sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của sự kiện. Sự kiện cũng tạo ra được sức hút với khách hàng, tôn lên sản phẩm và khiến người tiêu dùng tin tưởng. Ngoài ra các khách hàng, đối tác cũng sẽ giá cao về sự đầu tư và tâm huyết mà bạn có thể dành cho sản phẩm.

Lên kế hoạch dự trù và kiểm soát cho ngân sách

Để có thể lên kế hoạch cho một chương trình sự kiện được thành công bạn cần phải nắm rõ được ngân sách là bao nhiêu. Số tiền sẽ được mình sử dụng cho hệ thống âm thanh, ánh sáng sự kiện như thế nào? Thực đơn ăn uống ra sao và có điều đặc biệt ở trong buổi tổ chức sự kiện là gì.

Phải có kịch bản sự kiện cụ thể

Kịch bản không chỉ sử dụng ở trong nội bộ mà còn để cho những người tổ chức có thể theo sát chương trình và toàn bộ sự kiện được diễn ra, đảm bảo không có chi tiết nào bị bỏ sót. Kịch bản còn được được sử dụng ở bên cung cấp ảnh sáng, âm thanh để họ có thể điều chỉnh theo kịch bản một cách chính xác, cho quay phim, quay hình để lấy được những góc ảnh đẹp, quan trọng ở trong sự kiện.

Có phương án dự phòng cho các tình huống phát sinh

Đơn vị tổ chức sự kiện phải luôn có những phương án dự phòng trong tình huống phát sinh khi làm sự kiện, đặc biệt nếu tổ chức ngoài trời bạn cần phải phương án ngăn ngừa các tình huống xấu do các thời tiết. Mọi tình huống xấu cần phải đặt ra đi kèm đó là các tình huống xử lý, đồng thời có đội ngũ giám sát và linh hoạt để có thể ứng biến lại.

Sắp xếp đội ngũ nhân sự

Đội ngũ nhân sự thực hiện chương trình đóng vai trò rất lớn trong việc tạo nên sự thành công của sự kiện. Bạn có thể phân công theo từng đầu việc cho rõ ràng để dễ kiểm soát ở chương trình. Mọi việc quy về một khối, mỗi người nắm một hạng mục, không phân cho 2 người cùng phụ trách 1 hạng mục vì họ có sẽ không thống nhất ý kiến hay đùn đẩy công việc lẫn nhau.

Chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Hiện nay có khá nhiều công ty thành lập ở bộ phận chuyên tổ chức sự kiện, hội nghị cho doanh nghiệp của mình. Tuy nhiên ở ngoại trừ một số công ty có tiềm lực mạnh để đầu tư thì đa số ở những công ty khác tính chuyên nghiệp của những bộ phận này không cao. Kết quả là sự kiện không thể đạt được kết quả như đề ra.

Phúc Thành Nhân - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, uy tín và chuyên nghiệp tại TPHCM. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, cho thuê âm thanh ánh sáng, ý tưởng sáng tạo, khả năng xử lý tình huống linh hoạt, đặc biệt với mức chi phí phải chăng.

Phúc Thành Nhân là đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại TPHCM, khu vực miền Nam và trên toàn quốc. Chúng tôi luôn đi đầu trong ý tưởng sáng tạo, chuyên nghiệp, hệ thống thiết kế hiện đại cùng một đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm. Phúc Thành Nhân đã thực hiện thành công cho nhiều sự kiện lớn nhỏ trên toàn quốc, mang đến thành công và giá trí lớn cho thương hiệu của doanh nghiệp bạn. Nếu bạn cần thêm thông tin về dịch vụ tổ chức sự kiện, cho thuê âm thanh, ánh sáng… hãy liên hệ ngay với Phúc Thành Nhân nhé!

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KT PHÚC THÀNH NHÂN

Trụ Sở: 205 Đường Lê Lâm, Phường Phú Thạnh, Quận Tân Phú, TPHCM

Chi Nhánh Hà Nội: Số 35 Ngách 11 Ngõ 1295 Đường Giải Phóng, P. Thịnh Liệt, Q. Hoàng Mai, Hà Nội.

Hotline/Zalo/Viber: 0906.462.906 – 0903.154.299 (Mr Hiếu)

Email: hieuvo@phucthanhnhan.vn

M: 0909.216.522 ( Ms Nhị) - E: nhidang@phucthanhnhan.vn

M: 0932.763.196 ( Ms Khiết) - E: khiettran@phucthanhnhan.vn

Website công ty: www.phucthanhnhan.com - www.phucthanhnhan.vn