Thiết Kế Phòng Họp Trực Tuyến Cần Lưu Ý Điều Gì?

Không gian hội nghị có tầm hưởng quan trọng đến hiệu quả của buổi hội nghị trực tuyến, thiết kế chuyên nghiệp với đầy đủ các trang thiết bị hiện đại giúp cải thiện hiệu suất công vượt bật. Vậy thiết kế phòng họp trực tuyến như thế nào cho đúng? Thiết kế phòng họp trực tuyến cần lưu ý điều gì? Hãy cùng Phúc Thành Nhân tìm hiểu các thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây.

Phòng họp trực tuyến là gì?

Phòng họp trực tuyến trước phải đảm bảo công năng một phòng họp thông thường. Đây là nơi có không gian rộng, dành cho việc tổ chức hội họp có nhiều thành viên. Nhưng kèm theo đó phòng phòng họp trực tuyến còn có chức năng kết nối hội thoại, đưa hình ảnh trực tiếp với cá nhân đến nơi cách xa về mặt địa lý thông qua các phần mềm và thiết bị truyền thanh truyền hình.

Nhờ chức năng kết nối, phòng họp trực tuyến ngoài việc được trang bị các nội thất phòng họp mà còn trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật như: màn chiếu, tivi, mic, camera, loa, các thiết bị đầu cuối nhằm phục vụ việc kết nối với những người ở ngoài khu vực phòng họp.

Xem thêm: Giải Pháp Hội Nghị Truyền Hình Trực Tuyến Có Thật Hiệu Quả?

Cách thiết kế phòng họp trực tuyến

Việc lên kế hoạch thiết kế phòng họp trực tuyến rất quan trọng, hoạt động này sẽ giúp bạn có thể tiết kiệm được thời gian và chi phí khi thực hiện.

Bước 1: Xác định số lượng điểm kết nối

Hiện tại, có hai mô hình thiết kế phòng họp trực tuyến chính là site to site (kết nối 2 điểm) và Multisites (kết nối từ 2 điểm trở lên). Tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp mà đưa ra sự lựa chọn mô hình phù hợp.

Bước 2: Xác định chi phí lắp đặt

Chi phí thiết kế phòng họp trực tuyến phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

- Số điểm cầu kết nối sẽ quyết định đến việc lựa chọn thiết bị phòng họp trực tuyến phù hợp.

- Lựa chọn thương hiệu của các trang thiết bị đầu tư.

Bước 3: Xác định nhu cầu sử dụng phòng họp trực tuyến

Về nhu cầu sử dụng, bạn cần xác định được 2 yếu tố quan trọng như:

Số người tham dự:

- Cá nhân: Sử dụng ứng dụng cài đặt ở trên điện thoại, máy tính để có thể tham gia cuộc họp.

- Nhóm dưới 10 người: Nên đầu tư các thiết bị trực tuyến phần cứng chuyên dụng

- Nhóm trên 10 người: Đầu tư các thiết bị chuyên dụng để tiến hành thiết kế phòng họp trực tuyến, lựa chọn camera có độ phân giải cao, có thể quay nét toàn cảnh hay zoom cận cảnh. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn gắn thêm nhiều camera ở các góc độ và vị trí khác nhau.

Đo diện tích phòng họp trực tuyến:

Kiểm tra lại tất cả các yếu tố của phòng họp như: Ánh sáng, âm thanh, loại trần, tường, bàn ghế được sắp xếp như thế nào sao cho hợp lý.

Bước 4: Lựa chọn thiết bị

Sau khi đưa ra kế hoạch chi tiết, bạn tiến hành lựa chọn các thiết bị phòng họp trực tuyến phù hợp với ngân sách và quy mô đã đề ra.

Bước 5: Đưa vào thử nghiệm phòng họp trực tuyến

Sau khi lựa chọn và lắp đặt xong và bạn cần tiến hành chạy thử các trang thiết bị nhằm tránh các rủi ro sau này. Cụ thể bạn hãy đánh giá về mức độ tối ưu về kỹ thuật, không gian để đưa ra các giải pháp thay đổi sao cho phù hợp.

Setup phòng họp trực tuyến cần đến những thiết bị gì?

Một số thiết bị cần thiết để có thể thiết kế phòng họp trực tuyến bao gồm:

- Codec: Đóng vai trò truyền tín hiệu âm thanh và hình ảnh qua đường truyền.

- Camera

- Remote – Điều khiển từ xa

- Bộ nguồn và dây cáp.

- Microphone

- Các thiết bị đi kèm.

Ngoài ra, khi bạn lựa chọn thiết bị phòng họp trực tuyến cũng cần chú ý đến một số vấn đề sau:

- Đường truyền mạng

Đây yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp, vì thế băng thông của đường truyền đảm bảo một số yêu cầu như đường truyền đạt ít nhất 1 Mbps để đưa ra phân giải full HD. Ngoài ra, với giải pháp đa điểm thì đường truyền cần đạt đến tốc độ tối thiểu 1 Mbps và đường truyền trung tâm sẽ bằng với tổng tốc độ đường truyền của các điểm nhánh.

- Màn hình hiển thị trực tuyến

Sử dụng màn hình tivi LED hay màn chiếu độ phân giải cao.

- Những thiết bị trực tuyến khác

Mic, loa, bảng điện tử, bộ khuếch đại hay thiết bị lưu trữ,...

Thiết kế phòng họp trực tuyến cần lưu ý những điều gì?

Để việc thiết kế phòng họp trực tuyến để đảm bảo chất lượng về mọi mặt thì cần lưu ý nhất với nhiều yếu tố cơ bản sau:

Nội thất

Thiết kế phòng họp trực tuyến với mục đích chính để có thể kết nối cuộc họp tại đó với những khu vực cách xa về mặt địa lý. Do đó, nội thất phòng họp loại này nên được thiết kế theo hướng đơn giản, tối giản hóa mọi chi tiết. Trước hết vẫn cần có đầy đủ các loại nội thất chính như: bàn họp, ghế phòng họp.

Phòng họp trực tuyến nên dùng bàn phòng họp hình oval, bán nguyệt để camera để xoay và quay toàn bộ người tham gia một cách dễ dàng. Ghế phòng họp nên chọn loại ghế hội trường không nên có tựa lưng quá cao có thể gây cản trở tầm nhìn như người ở đầu tuyến bên kia.

Cách bố trí sắp xếp nội thất phòng họp trực tuyến nên setup theo hình vòng cung, hình chữ U để tập trung về màn hình lớn. Bố trí nội thất hợp lý so cho việc lắp đặt thiết bị trình chiếu, truyền hình đạt đường truyền để mang đến hình ảnh tốt nhất.

Không nên có yếu tố trang trí

Phòng họp trực tuyến tốt nhất không nên các yếu tố trang trí nội thất bên trong. Thiết kế phòng họp trực tuyến càng đơn giản, càng ít chi tiết trang trí bên trong càng tốt để không gây bất cứ trở ngại nào đến việc ghi hình được rõ ràng, tổng quát, không che lấp phạm vi của máy quay.

Đặc biệt không đặt các đồ dùng bằng kính hay tranh ảnh có khung kính trong thiết kế phòng họp trực tuyến. Đây là những vật phản chiếu ánh sáng, dễ gây lóa mắt và ảnh hưởng đến hình ảnh camera. Nếu cần thiết phải bố trí những vật dụng này thì nên để ở vị trí không nằm trong phạm vi của máy quay.

Tông màu của phòng họp trực tuyến

Tông màu chung khi thiết kế phòng họp trực tuyến cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hình ảnh của đường truyền. Chính vì thế mà khi thiết kế phòng họp trực tuyến cũng cần để ý đến đến chi tiết màu sắc không gian. Màu sắc có thể khiến người họp tập trung hơn, tăng độ trực quan, hay cũng có thể khiến cho người ngồi họp bị rối mắt, mất tập trung thậm chí gây buồn ngủ.

Nên tránh chọn những màu sắc quá rực rỡ vì nó có thể gây phản chiếu ánh sáng và hiển thị màu xấu khi trình chiếu. Cũng không nên lựa chọn màu trắng cho phòng họp trực tuyến, bởi nó có thể gây ảnh hưởng không tốt tới kết quả hiển thị video. Ngoài ra cũng không nên lựa chọn những màu tối như màu đen cho phòng họp trực tuyến. Nên chọn những tông màu nhạt, những màu sắc trung tính tốt cho thị giác như: màu be, màu ghi, màu nâu, màu xám, xanh nhạt… để cung cấp một background mang đến một background hiển thị tốt cho phòng họp trực tuyến.

Ánh sáng của phòng họp trực tuyến

Ánh sáng phòng họp trực tuyến có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hình ảnh trực tuyến được phát đi. Vì vậy khi thiết kế phòng họp trực tuyến cũng cần có ánh sáng chiếu đều, cân màu tự động sao cho có được màu tự nhiên nhất trong cuộc họp. Độ sáng trong phòng họp nên ở mức độ 500 LUX, ánh sáng khác nên để mức 50 – 80 LUX để có thể hiển thị tốt nhất trên màn hình.

Ngoài ra nên tránh ánh sáng chiếu trực tiếp vào camera khiến cho hình ảnh chiếu bị lóa, làm ảnh hưởng tới chất lượng hình ảnh trong cuộc họp trực tuyến.

Độ cách âm của phòng họp trực tuyến

Thiết kế phòng họp trực tuyến người ta cần để ý rất nhiều đến độ cách âm của phòng họp. Đây cũng là một điều tốt cần thiết đối với phòng họp đặc biệt này. Phòng họp trực tuyến phải có độ cách âm tốt thì âm thanh khi truyền đi mới không bị lẫn tạp âm, giúp người nghe sẽ thấy rõ ràng hơn.

Cách thiết bị đường truyền trực tuyến

Yếu tố này cũng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng âm thanh, hình ảnh … Ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của cuộc họp. Chính vì thế thiết kế phòng họp trực tuyến bạn phải cần đến sự hỗ trợ của các đơn vị kỹ thuật công nghệ cho phần này.

Trên đây chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về thiết kế phòng họp trực tuyến. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cho thuê thiết bị họp trực tuyến, thì hãy liên hệ ngay với Phúc Thành Nhân nhé!

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KT PHÚC THÀNH NHÂN

Trụ Sở: 205 Đường Lê Lâm, Phường Phú Thạnh, Quận Tân Phú, TPHCM

Chi Nhánh Hà Nội: Số 35 Ngách 11 Ngõ 1295 Đường Giải Phóng, P. Thịnh Liệt, Q. Hoàng Mai, Hà Nội.

Hotline/Zalo/Viber: 0906.462.906 – 0903.154.299 (Mr Hiếu)

Email: hieuvo@phucthanhnhan.vn

M: 0909.216.522 ( Ms Nhị) - E: nhidang@phucthanhnhan.vn

M: 0932.763.196 ( Ms Khiết) - E: khiettran@phucthanhnhan.vn

Website công ty: www.phucthanhnhan.com - www.phucthanhnhan.vn