Giải Pháp Hội Nghị Truyền Hình Trực Tuyến Có Thật Hiệu Quả?

Khoa học công nghệ ngày càng phát triển và thế giới mới bước qua một đại dịch thế kỷ nên cần một cách hội họp và hội nghị khác để làm tránh mất thời gian và công sức di chuyển. Hiện nay, các giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến đã được nhiều công ty và nhiều quốc gia phát triển. Vậy hội nghị truyền hình trực tuyến là gì? Có những giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến nào để giúp cho việc này trở nên dễ dàng hơn?

Tìm hiểu về hội nghị truyền hình trực tuyến

Hội nghị trực tuyến là giải pháp hạn chế tiếp xúc trực tiếp giữa các cá nhân khi hội nghị, có thể đảm bảo duy trì hoạt động từ xa của các doanh nghiệp và công ty. Thông qua viễn thông để tổ chức cuộc họp, mạng internet có tác dụng truyền tải tín hiệu như âm thanh, hình ảnh, video giữa các địa điểm với nhau. Nếu hình dung đơn giản có thể như tạo một nhóm và gọi video như trên các mạng xã hội hiện nay.

Hội nghị truyền hình trực tuyến có tên gọi khác là teleconference (được ghép từ telecommunications và conference) có nghĩa là những thành viên trong cuộc họp không có mặt trực tiếp nhưng vẫn có thể tham dự hội nghị thông qua các thiết bị khác hỗ trợ.

Hội nghị truyền thông trực tuyến doanh nghiệp hay công ty nào cũng để có thể sử dụng. Ngoài ra, các trung tâm giảng dạy, bệnh viện, hội nghị quốc gia,... đều có thể sử dụng hình thức này để diễn ra hội nghị. Đây được coi là một giải pháp giúp cho những thành viên trong công ty và doanh nghiệp có thể nhanh chóng và dễ dàng tham gia hội nghị trong điều kiện không có thời gian và không gian.

Khi nào cần sử dụng đến hội nghị truyền hình trực tuyến

Giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến cần tổ chức khi người tham gia được phân cách bằng khoảng cách nhất định và hoàn cảnh không cho phép thực hiện hội nghị trực tiếp.

Khi người chủ trì muốn tập trung một số lượng người lớn gì việc sử dụng hội nghị truyền hình trực tiếp là cách dễ dàng nhất nếu đang ở rải rác và xa nhau.

Những người cần có quyết định ngay trực tiếp cũng có thể thực hiện hội nghị trực tuyến để lấy được kết quả nhanh nhất thay vì một thời gian tập trung mọi người.

Giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến có những đặc điểm nổi bật nào?

Giải pháp hội nghị truyền thông trực tuyến có nhiều đặc điểm cơ bản mà việc họp trực tiếp không thể đáp ứng được như sau:

- Có thể tổ chức mọi lúc và mọi nơi: Nếu có việc gấp thì trong mọi trường hợp chỉ cần có thiết bị có thể truyền tải âm thanh, hình ảnh và có hệ thống mạng internet thì đều có thể thực hiện hội nghị truyền thông trực tuyến

- Không có giới hạn về khoảng cách: Những thành viên tham dự hội nghị không cần có mặt tại địa điểm diễn ra hội nghị, có thể ở rất xa cũng có thể tiến hành họp.

- Dễ dàng sử dụng: Các thiết bị trong hội nghị có thể được setup nhanh chóng như máy chiếu, camera, loa,... đơn giản có thể chỉ là một chiếc máy tính có cài đặt phần mềm sẵn là có thể sử dụng

- Dễ dàng giám sát: Thông qua hệ thống camera thì cuộc họp sẽ được người chủ trì điều chỉnh một cách dễ dàng và hiệu quả.

Xem thêm: Phúc Thành Nhân - Địa Chỉ Cung Cấp Thiết Bị Họp Trực Tuyến Giá Rẻ

Những giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến phổ biến, hiệu quả hiện nay

Giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến bằng phần mềm hoặc web

Đây là một hình thức video call sử dụng các phần mềm hoặc web chat có hỗ trợ họp trực tuyến như: Skype, Hangout,... Giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến này khá hạn chế sử dụng chỉ có những thứ căn bản để duy trì và đáp ứng một cuộc họp là âm thanh, hình ảnh và video.

Ưu điểm của giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến qua web và phần mềm này là có thể sử dụng miễn phí hoặc có chi phí khá thấp

Nhược điểm của giải pháp này là bị hạn chế nhiều chức năng như: không thể trình chiếu, lưu trữ nhỏ, giới hạn thành viên, dễ ngắt quãng do đường truyền mạng không ổn định, hình ảnh và âm thanh dễ xảy ra tình trạng kém chất lượng,...

Giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến bằng thiết bị hội nghị chuyên dùng

Giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến này cần sử dụng một hệ thống các thiết bị phần cứng và phần mềm đã được liên kết với nhau. Thường sẽ sử dụng một hệ thông khác thông qua những đường truyền mạng internet, mạng WAN, mạng LAN để truyền tải hình ảnh và âm thanh trong hội nghị.

Giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến bằng thiết bị hội nghị chuyên dùng sẽ tốn kém chi phí cho doanh nghiệp vì cần đầu tư phần cứng cho các điểm đầu, muốn thực hiện họp bao nhiêu điểm thì phải thực hiện triển khai lắp đặt ở điểm đó. Tuy được đánh giá ngân sách cao nhưng đây là một giải pháp chuyên nghiệp và mang lại hiệu quả nhất.

Ưu điểm của giải pháp này là có thể sử dụng cho hội nghị nhiều người, nhiều điểm họp, có nhiều chức năng trình chiếu khác nhau. Dễ dàng chia sẻ dữ liệu cho những thành viên khác. Nếu là một cuộc họp quan trọng và chuyên nghiệp thì đây là một giải pháp tối ưu nhất.

Nhược điểm là chi phí đầu tư ban đầu cao và cần đào tạo sử dụng thiết bị ban đầu.

Trường hợp hội nghị trực tuyến diễn ra không thường xuyên thì doanh nghiệp có thể lựa chọn thuê các thiết bị hoặc phòng họp để có thể diễn ra một cách tốt nhất mà không cần tốn nhiều chi phí.

Giải pháp hội nghị trực tuyến khác

Đây không phải là truyền hình trực tuyến mà đây là một giải pháp hội nghị âm thanh. Hội nghị trực tuyến bằng cách này sẽ sử dụng điện thoại hội nghị chuyên dụng. Đây cũng giống như trao đổi qua điện thoại truyền thống nhưng có micro nhạy cảm và bán kính nói chuyện rộng hơn, có loa phát to và có thể kết nối nhiều điểm một lúc.

Chi phí thực hiện khá rẻ nhưng chỉ có thể trao đổi bằng âm thanh, sẽ không nhìn được mặt nhau và không thể truyền phát tài liệu.

Thiết bị cần có cho một hội nghị truyền hình trực tuyến

Để doanh nghiệp hoặc công ty có thể tổ chức một cuộc họp trực tuyến thì những thiết bị cần có là:

- Video đầu vào: Đây là thiết bị sẽ thu hình ảnh như webcam hoặc video camera

- Video đầu ra: Thiết bị này để phát hình ảnh như: truyền hình, màn hình máy tính hoặc máy chiếu

- Âm thanh đầu vào: Thiết bị để thu âm thanh có thể sử dụng như: micro, CD/DVD hoặc thiết bị nào có khả năng ghi nhận âm thanh

- Âm thanh đầu ra: Thiết bị phát âm thanh đã thu như: Loa phóng thanh,... có thể sử dụng đi kèm với những thiết bị video đầu ra

- Phương tiện truyền dữ liệu: Mạng internet, mạng LAN, mạng WAN,... đảm bảo tín hiệu phải ổn để có thể truyền và thu một cách mượt mà.

Khi có những thiết bị của hội nghị trực tuyến thì cách thức hoạt động khá đơn giản như:

Bước 1: Người tổ chức tạo một phòng họp chung trong phần mềm trực tuyến hoặc web. Sau đó tiến hành gửi lời mời đến các thành viên cần tham gia cuộc họp

Bước 2: Các thành viên nhận được lời mời và chấp nhận lời mời tham gia

Bước 3: Người tổ chức tiến hành cuộc họp như đã đặt ra, sau khi đã hoàn thành thì các thành viên ra khỏi phòng và tắt các thiết bị.

Trong trường hợp một cuộc họp hay hội nghị lớn và quan trọng được diễn ra thì những cần có một máy chủ để thực hiện công việc xử lý các cuộc gọi, tin nhắn phát sinh,...

Trên đây là những giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến dành cho các công ty và doanh nghiệp, hy vọng qua bài viết trên sẽ giúp được một phần nào cho bạn. Nếu bạn đang có nhu cầu mua hay thuê mướn thiết bị thực hiện hội nghị trực tuyến hãy liên hệ ngay đến Phúc Thành Nhân, ở đây cung cấp các dịch vụ cho thuê thiết bị họp trực tuyến và bán các thiết bị với mức giá cạnh tranh và chất lượng tốt.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KT PHÚC THÀNH NHÂN

Trụ Sở: 205 Đường Lê Lâm, Phường Phú Thạnh, Quận Tân Phú, TPHCM

Chi Nhánh Hà Nội: Số 35 Ngách 11 Ngõ 1295 Đường Giải Phóng, P. Thịnh Liệt, Q. Hoàng Mai, Hà Nội.

Hotline/Zalo/Viber: 0906.462.906 – 0903.154.299 (Mr Hiếu)

Email: hieuvo@phucthanhnhan.vn

M: 0909.216.522 ( Ms Nhị) - E: nhidang@phucthanhnhan.vn

M: 0932.763.196 ( Ms Khiết) - E: khiettran@phucthanhnhan.vn

Website công ty: www.phucthanhnhan.com - www.phucthanhnhan.vn