Phòng Họp Trực Tuyến Là Gì? Hướng Dẫn Cách Lắp Đặt Phòng Họp Trực Tuyến

Sự ra đời của các phần mềm hội nghị trực tuyến giúp cho kết nối giữa các nhân, doanh nghiệp trở tiện lợi và dễ dàng hơn. Tuy nhiên có rất nhiều đơn vị, công ty, tổ chức vẫn chưa biết phòng họp trực tuyến là gì? Và nắm bắt được cách lắp đặt phòng họp trực tuyến như thế nào cho đảm bảo chất lượng giúp cuộc họp diễn ra tốt nhất. Hãy theo dõi bài viết dưới đây, Phúc Thành Nhân sẽ giúp bạn trả lời các câu hỏi này nhé!

Hệ thống họp trực tuyến là gì?

Hệ thống họp trực tuyến là phương pháp họp thông qua các thiết bị máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng, laptop có kết nối internet. Những phần mềm được sử dụng để họp trực tuyến thông dụng như Zoom Meeting, Google Meet, Skype… Còn phòng họp trực tuyến là nơi lắp đặt đầy đủ các trang thiết bị để có thể họp trực tuyến có thể diễn ra hiệu quả.

Sử dụng phòng họp trực tuyến giúp doanh nghiệp có thể tổng hợp và báo cáo kết quả kinh quả kinh doanh một cách dễ dàng và nhanh chóng. Từ đó đưa ra chiến lực phát triển tốt nhất cho doanh nghiệp.

Lắp đặt phòng họp trực tuyến mang đến lợi ích gì cho doanh nghiệp

- Tiết kiệm thời gian: Lắp đặt và sử dụng phòng họp trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đi lại, chờ đợi.

- Có thể tham gia gia cuộc họp ở bất cứ đâu: Các thành viên còn lại có thể thực hiện tham gia họp trực tuyến ở mọi nơi, mọi lúc.

- Diễn ra nhanh chóng và cấp bách: Giúp tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian cuộc họp, thương thảo, ký hợp đồng… tận dụng tối đa các cơ hội.

- Lưu trữ toàn nội dung cuộc họp trực tuyến: Sử dụng phòng họp trực tuyến, đơn vị không cần phải ghi chép về nội dung của cuộc họp. Mà tất cả sẽ được lưu trữ trên bản mềm hay điện tử đám mây.

- Tính bảo mật: Các thông tin về cuộc họp sẽ được kiểm soát và lưu trữ tự động.

Những thiết bị cần thiết khi lắp đặt hệ thống phòng họp trực tuyến

Một số thiết bị cần thiết để có thể lắp đặt hệ thống họp trực tuyến bao gồm:

- Codec: Đóng vai trò truyền tín hiệu âm thanh và các hình ảnh qua đường truyền.

- Microphone

- Camera

- Bộ nguồn và dây cáp.

- Remote – Điều khiển từ xa

- Các thiết bị đi kèm.

Ngoài ra, bạn cũng chú ý đến một thiết bị sau để đảm bảo chất lượng tín hiệu của hệ thống phòng trực tuyến.

- Đường truyền mạng

Đây là yếu tố quan trọng và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Vì thế băng thông của đường truyền cần được đảm bảo một số yêu cầu như đường truyền mạng phải đạt ít nhất 1 Mbps để độ phân giải Full HD đạt hiệu quả tốt nhất. Ngoài ra với giải pháp đa điểm, đường truyền đạy có tốc độ tối thiểu 1 Mbps và đường truyền mạng trung tâm bằng tổng tốc độ đường truyền của các điểm nhánh.

- Màn hình hiển thị

Có thể sử dụng màn hình tivi LED hoặc các các màn chiếu có độ phân giải cao.

- Các thiết bị khác

Mic, loa, bộ khuếch đại, bảng điện tử, thiết bị lưu trữ,...

Các bước xây dựng và lắp đặt phòng họp trực tuyến

Bước 1: Xác định nhu cầu muốn kết nối bao nhiêu điểm

Tùy thuộc vào nhu cầu của đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức để xây dựng các mô hình phù hợp. Có hai mô hình chính là site to site (mô hình kết nối hai điểm) và Multisites (mô hình kết nối từ 3 điểm trở lên).

Bước 2: Xác định ngân sách xây dựng hệ thống phòng họp trực tuyến

Bước xác định ngân sách đầu tư sẽ giúp bạn xây dựng các giải pháp nhanh chóng và lựa chọn các thiết bị phù hợp nhất.

Bước 3: Khảo sát phòng họp trực tuyến

– Xác định số lượng người tham dự họp trực tuyến:

Có thể chia các mức độ như sau:

Cá nhân: Đây có thể là giám đốc, trường phòng hay giáo sư… giải pháp tối ưu giúp tiết kiệm chi phí cho trường hợp này là sử dụng phần mềm được cài đặt trên điện thoại, laptop hay máy tính bảng để tham gia các cuộc họp.

Nhóm dưới 10 người: Có thể là một nhóm tham gia họp giao ban giữa văn phòng chính và chính nhánh. Trong trường hợp này ta sẽ đầu tư thiết bị phần cứng chuyên dụng.

Nhóm trên 10 người: Với nhóm tham gia này có thể lựa chọn các thiết bị phòng họp trực tuyến cao cấp có độ phân giải cao, quay quét toàn cảnh, zoom cận cảnh sắc nét những người tham dự họp trực tuyến… có thể gắn nhiều camera để quay ở những góc độ/vị trí khác nhau.

– Diện tích phòng họp trực tuyến (dài, rộng, cao)

– Chất lượng phòng họp: độ sáng, độ vọng khi nói chuyện, khả năng cách âm từ bên ngoài, tường, loại trần, loại bàn ghế…

Bước 4: Cách lựa chọn thiết bị

Khi có cách thông tin cơ bản đơn vị cung cấp hệ thống phòng họp trực tuyến sẽ hỗ trợ tư vấn lựa chọn, thiết lập phòng họp phù hợp nhất với doanh nghiệp.

Bước 5: Lên giải pháp

Bước 6: Xây dựng mô hình

Bước 7: Demo

Bước 8: Lắp đặt

Xem thêm: Thiết Bị Họp Trực Tuyến Mang Đến Lợi Ích Gì Cho Doanh Nghiệp

Các lưu ý khi lắp đặt hệ thống phòng trực tuyến

Lựa chọn nội thất phòng họp online

Nội thất phòng họp cần được thiết kế đơn giản, có đầy đủ các trang bị cơ bản như bàn ghế. Lưu ý, bạn có thể lựa chọn bàn hình phòng họp trực tuyến hình oval hay dạng bán nguyệt để có thể xoay camera để quan sát trong phòng họp. Ghế nên chọn loại ghế hội trường, không có tựa lưng cao gây cản trở tầm nhìn.

Lựa chọn tông màu như thế nào phù hợp

Bạn không nên lựa chọn các tông màu quá rực rỡ, gây rối mắt và phản chiếu ánh sáng khi trình chiếu. Ngoài ra, không nên chọn màu trắng cho phòng họp vì chúng gây ảnh đến chất lượng video.

Bạn nên chọn những tông màu nhạt, trung tính như: Nâu, ghi, xám nhạt, be… để đảm bảo hiển thị tốt nhất cũng tạo như tập trung nhất cho người dự họp.

Hạn chế trang trí

Nên hạn chế trang trí rườm rà, theo đó phòng họp càng đơn giản càng tốt để không gây khó khăn trong quá trình ghi hình.

Đặc biệt, không đặt những hình ảnh có khung kính trong phòng họp vì chúng có thể gây chói mắt và gây ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh. Ngoài ra, bạn cũng hạn chế các cây cảnh, lọ hoa để tránh người tham gia họp mất tập trung.

Điều chỉnh mức ánh sáng phù hợp cho phòng họp

Để đảm bảo nội dung hiển thị được tốt nhất, ánh sáng trong phòng họp nên để ở mức trung bình. Và tránh ánh sáng chiếu trực tiếp vào camera làm lóa mắt, ảnh hưởng đến hình ảnh trong cuộc họp.

Độ cách âm

Nên sử dụng các thiết bị cách âm chất lượng để tránh âm thanh truyền tạp âm gây ảnh hưởng đến cuộc họp.

Phúc Thành Nhân - Đơn vị cung cấp dịch vụ hội nghị trực tuyến chất lượng

Phòng họp trực tuyến đang là giải pháp thông minh mang đến cho doanh nghiệp nhiều sự tiện lợi. Phúc Thành Nhân là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong dịch vụ tổ chức hội nghị trực tuyến, chúng tôi sẽ giúp bạn giải quyết các khó khăn trong việc tìm hiểu và xây dựng các giải pháp phù hợp với nhu cầu.

Trên đây là những thông tin cơ bản về phòng họp trực tuyến là gì và cách lắp đặt phòng hợp trực tuyến. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn và lựa chọn được giải pháp tối ưu nhất. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị trực tuyến thì hãy liên hệ ngay với Phúc Thành Nhân nhé!

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KT PHÚC THÀNH NHÂN

Trụ Sở: 205 Đường Lê Lâm, Phường Phú Thạnh, Quận Tân Phú, TPHCM

Chi Nhánh Hà Nội: Số 35 Ngách 11 Ngõ 1295 Đường Giải Phóng, P. Thịnh Liệt, Q. Hoàng Mai, Hà Nội.

Hotline/Zalo/Viber: 0906.462.906 – 0903.154.299 (Mr Hiếu)

Email: hieuvo@phucthanhnhan.vn

M: 0909.216.522 ( Ms Nhị) - E: nhidang@phucthanhnhan.vn

M: 0932.763.196 ( Ms Khiết) - E: khiettran@phucthanhnhan.vn

Website công ty: www.phucthanhnhan.com - www.phucthanhnhan.vn