Kinh Nghiệm Tổ Chức Gala Dinner Thành Công Và Ấn Tượng Nhất

Ngày nay, Gala Dinner là một trong những sự kiện không thể thiếu của các công ty doanh nghiệp, để có thể cùng nhân viên và các vị khách mời nhìn lại thành tích đạt được trong năm qua cũng như đề ra các mục tiêu mới cho những năm tiếp theo. Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm tổ chức Gala Dinner thì hãy đọc ngay bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về sự kiện này nhé. Phúc Thành Nhân là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sự kiện chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích nhất.

Tìm hiểu Gala Dinner là gì?

Gala Dinner là một buổi tiệc quan trọng được thực hiện với mục đích ăn mừng, khen thương hay là cơ hội để doanh nghiệp có thể gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến với khách hàng đã luôn tin tưởng và đồng hành với công ty trong một năm qua.

Quy trình tổ chức bữa tiệc Gala Dinner thường sẽ bao gồm rất nhiều mục, điển hình như tổng kết thành tựu của doanh nghiệp đã được gặt hái trong 1 năm qua, khen thưởng các cá nhân có cống hiến tuyệt vời và một số tiết mục giải trí khác…

Xem thêm: Tổng Hợp Các Trò Chơi Gala Dinner Thú Vị Và Hấp Dẫn

Tổng hợp các kinh nghiệm tổ chức Gala Dinner thành công

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện Gala Dinner

Việc lựa chọn địa điểm để tổ chức sự kiện Gala Dinner phụ thuộc vào các yếu tố như: Mục đích của bữa tiệc, hình thức và quy mô, tổ chức bên ngoài trời hay trong nhà.

Đối với các bữa tiệc tổ chức ở trong nhà, thông thường sẽ là các trung tâm để tổ chức hội nghị, các khách sạn có sảnh, các nhà hàng ẩm thực…Đối với các bữa tiệc được tổ chức ngoài trời, thì thường các hình thức phổ biến là các bãi biển, khu du lịch văn hóa, khu du lịch tích hợp, không gian khách sạn ngoài trời.

Thời gian tổ chức sự kiện Gala Dinner

Việc lựa chọn thời gian để tổ chức sẽ phụ thuộc vào từng thể loại của chương trình. Nếu như tiệc Gala Dinner là một bữa tiệc tất niên, thì có phải tổ chức vào dịp cuối năm. Còn nếu đây là buổi tiệc tân niên thì chắc chắn sẽ được tổ chức vào dịp đầu năm mới.

Lên danh sách khách mời tham dự Gala Dinner

Khách mời là yếu tố quan trọng trong một sự kiện. Khách mời sẽ quyết định nhiều đến yếu tố khác như địa điểm, thiệp mời, thời gian để tổ chức, số lượng bàn tiệc, quà tặng… do đó, một kinh nghiệm tổ chức Gala Dinner là bạn cần phải lên danh sách khách mời trước khi quyết định số lượng khách mời một cách cẩn thận và chính xác nhất.

Sau khi đã lên danh sách khách mời tham dự, thì sau đó cần thực hiện thiết kế thư mời và gửi trong thời gian sớm nhất có thể. Việc gửi thư mời có thể giúp cho các khách mời có thể sắp xếp được thời gian và công việc của mình. Trường hợp khách mời không thể đến tham dự thì họ có thể phản hồi ở trong thời gian sớm để doanh nghiệp có thể ứng biến nhanh chóng và kịp thời.

Về phần thiết kế thư mời, cần phải đảm bảo có đầy đủ các thông tin quan trọng như ngày giờ tổ chức, địa điểm và yêu cầu trang phục nếu có.

Xây dựng chủ đề cho chương trình Gala

Để có thể lên được một kịch bản hoàn hảo cho tiệc Gala Dinner thì việc đầu tiên là doanh nghiệp cần phải xác định được chủ đề cho bữa tiệc. Chủ đề càng độc đáo, mới lại, hấp dẫn thì sẽ thu hút được nhiều người tham dự.

Việc lựa chọn chủ đề cho Gala Dinner sẽ phụ thuộc vào mục đích, ý nghĩa mà doanh nghiệp muốn mang đến cho người tham dự.

Xây dựng nội dung sáng tạo cho chương trình Gala Dinner

Một kịch bản Gala Dinner phong phú và hấp dẫn sẽ giúp cho các hoạt động ở trong chương trình trở nên náo nhiệt hơn. Các gameshow phù hợp và hướng tới các khán giả. Tuy nhiên cũng cần có những kết hợp thời gian cho phù hợp. Để ban tổ chức chương trình có thể phát biểu, tôn vinh các cá nhân, đối tác của mình. Vì đây mới chính mà mục đích của đêm Gala Dinner.

Kinh nghiệm tổ chức Gala Dinner lên kịch bản

Một kinh nghiệm tổ chức Gala Dinner là kịch bản tổ chức cần phải có đầy đủ các chi tiết sau:

- Số thứ tự của các tiết mục văn nghệ, cần phải ghi rõ tên cho từng tiếc mục. Tránh sự nhầm lẫn giữa các tiết mục với nhau và để MC có thể mời đúng các tiết mục.

- Thời lượng diễn ra chương trình, thời gian dự tính chương trình bắt đầu cho đến khi kết thúc là mấy giờ. Để ban tổ chức có thể kiểm soát được thời gian.

Lựa chọn thực đơn cho chương trình Gala Dinner

Tiệc Gala Dinner thông thường sẽ có 2 hình thức là truyền thống và tiệc buffet.

Đối với tiệc truyền thống, mỗi bàn tiệc sẽ dao động từ 4 đến 6 món tùy theo menu của nhà hàng đãi tiệc.

Đối với tiệc buffet thì nó sẽ có nhiều món ăn để lựa chọn hơn. Tùy vào số lượng khách mời và chất lượng món ăn mà doanh nghiệp có thể phân bổ món sao cho hợp lý. Bữa tiệc buffet sẽ có khoảng từ 14 món trở lên.

Để có thể lựa chọn được một menu ăn hợp lý, ban tổ chức sự kiện có thể tham khảo về sở thích ăn uống của mọi người hay có thể lựa chọn menu cũng như những món ăn được ưa chuộng nhất tại nơi cung cấp bàn tiệc.

Đảm bảo đội ngũ nhân sự luôn phối hợp tốt

Yếu tố then chốt của bất kỳ sự kiện nào cũng là con người bởi sự quan trọng của nó. Trong sự kiện, các nhân viên lễ tân, MC, phục vụ, diễn viên.. cũng đều có mức ảnh hưởng xuyên suốt toàn bộ chương trình. Vì vậy đội ngũ nhân sự trong đêm tiệc cần phải lựa chọn lựa kỹ càng, được đào tạo bài bản, giàu kinh nghiệm và khả năng ứng biến tốt để tránh các rủi ro.

Ngoài ra một phần quan trọng không kém là cần lựa chọn một MC có khả năng khuấy động sân khấu sự kiện, hiểu rõ kịch bản chương trình. Bởi MC sẽ là người có thể kết nối trực tiếp với khách mời và chương trình. Các phần của đêm Gala Dinner có liền mạch hay không sẽ phụ thuộc rất nhiều vào điều này đấy.

Các điều cần lưu ý để có thể tổ chức chương trình Gala Dinner thành công

- Tổng duyệt chương trình 2-3 lần trước khi tiến hành tổ chức thực hiện để có thể đảm bảo thời gian cũng như tính liên kết của sự kiện.

- Khảo sát địa điểm tổ chức, không gian như thế cho đủ sức chứa và số lượng người tham gia, theo dõi thời gian tiết tổ chức nếu sự kiện được tổ chức ngoài trời.

- Có các phương án dự phòng để tránh trường hợp bất khả kháng phát sinh hoặc hay xảy ra sự cố bất ngờ.

- Lên danh sách khách mời kỹ càng, đảm bảo không sót bất kỳ vị khách nào

- Xây dựng kịch bản và kế hoạch tổ chức sự kiện một cách chi tiết, cẩn thận và đầy đủ các hạng mục

- Chuẩn bị, kiểm tra các trang thiết bị như hệ thống ánh sáng, âm thanh, màn hình LED, banner, backdrop,v.v trước giờ bắt đầu sự kiện ít nhất 1 tiếng.

- Sắp xếp, phân công công việc, trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân.

- Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện Gala Dinner

- Bài diễn văn nên ngắn gọn, không quá dài dòng nhưng vẫn đầy đủ và ý nghĩa.

Công ty tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp TPHCM

Với nhiều hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Phúc Thành Nhân là cái tên được rất nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ tin tưởng và ưu tiên lựa chọn khi cần tổ chức sự kiện. Chúng tôi sở hữu các trang thiết bị tân tiến và cùng đội ngũ nhân sự trẻ năng động, những công việc liên quan đến tổ chức sự kiện sẽ được chúng tôi đáp ứng hiệu quả, đặc biệt là tổ chức tiệc Gala Dinner chuyên nghiệp hàng đầu tại TPHCM.

Vì vậy nếu doanh nghiệp của bạn đang cần đơn vị tổ chức sự kiện thì hãy liên hệ ngay với Phúc Thành Nhân, chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những giải pháp tối ưu và tốt nhất.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KT PHÚC THÀNH NHÂN

Trụ Sở: 205 Đường Lê Lâm, Phường Phú Thạnh, Quận Tân Phú, TPHCM

Chi Nhánh Hà Nội: Số 35 Ngách 11 Ngõ 1295 Đường Giải Phóng, P. Thịnh Liệt, Q. Hoàng Mai, Hà Nội.

Hotline/Zalo/Viber: 0906.462.906 – 0903.154.299 (Mr Hiếu)

Email: hieuvo@phucthanhnhan.vn

M: 0909.216.522 ( Ms Nhị) - E: nhidang@phucthanhnhan.vn

M: 0932.763.196 ( Ms Khiết) - E: khiettran@phucthanhnhan.vn

Website công ty: www.phucthanhnhan.com - www.phucthanhnhan.vn