Bỏ Túi Các Bước Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp

Tổ chức sự kiện sẽ bao gồm rất nhiều các công việc cũng như các hạng mục khác nhau, cần đến phối hợp của nhiều bộ phận. Thực hiện theo các bước tổ chức sự sẽ giúp đảm bảo chương trình được diễn ra thành công và không có bất kỳ thiết sót nào. Dưới đây Phúc Thành Nhân sẽ giới thiệu cho bạn quy trình các bước tổ chức sự kiện, dựa theo các đầu mục được nếu ra chi tiết, cụ thể mà bạn có thể được những gì mà mình cần làm. Hãy cùng theo dõi bài viết ngay nhé!

Tìm hiểu kỹ tổ chức sự kiện trước thực hiện các bước tổ chức sự kiện

Tìm hiểu tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện được diễn ra từ lúc nó chỉ bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, thiết kế, thi công và tiến hành tổ chức. Các bước tổ chức sự kiện là một phần quan trọng để tạo nên sự thành công của sự kiện.

Các hoạt động tổ chức sự kiện sẽ bao gồm nhiều lĩnh vực như: Cá nhân, xã hội, thương mại, giải trí, kinh doanh, thể thao… Thông qua các hình thức như roadshow, họp báo, hội nghị, triển lãm, lễ hội… Mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn khách hàng, đối tác của mình có thể nhận thức được.

Tầm quan trọng của quy trình tổ chức sự kiện

Tại Việt Nam ở trong năm gần đây, tổ chức sự kiện đang phát triển ở một tốc độ nhanh chóng cùng nhu cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm của doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện còn đang là một khái niệm mới nhưng lại đang rất được ưa chuộng. Vậy nên các bước tổ chức sự kiện có một tầm quan trọng rất lớn, nó sẽ giúp doanh nghiệp có thể biết được công việc mà mình cần làm gì để tránh bỏ sót. Dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn các thông tin về các bước tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Xem thêm: Bật Mí Các Ý Tưởng Tổ Chức Sự Kiện Online Ấn Tượng Dành Cho Doanh Nghiệp

Quy trình các bước để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Bước 1: Nghiên cứu thông tin chi tiết về sự kiện

Nhiều người thường bỏ qua bước nghiên cứu thông tin trước khi xây dựng một quy trình tổ chức sự kiện, đây là một sai lầm rất lớn. Vì càng nghiên cứu kỹ thông tin thì sự kiện của bạn càng dễ dàng đạt được kết quả và mục đích tổ chức. Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp 5W1H cho bước đầu tiên này. Đối với tất cả các sự kiện, cho dù là hội thảo ra mắt sản phẩm mới, tri ân khách hàng, khai trường, tiệc cuối năm hay lễ kỷ niệm thành lập… đều cần nắm rõ những thông tin như:

- Loại hình của sự kiện

- Mục đích khi tổ chức

- Tính chất của sự kiện

- Thông điệp về sự kiện

- Đối tượng khách hàng tham gia, số lượng cụ thể

- Ngân sách diễn ra dự kiến

- Các yêu cầu của sự kiện về địa điểm tổ chức, nội dung của chương trình, cách thức để di chuyển…

Bước 2: Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Sau khi đã có được một bản Brief của sự kiện, bạn cần lập một bản kế hoạch tổ chức sự kiện với timeline rõ ràng để sự kiện được đảm bảo diễn ra suôn sẻ. Một bản kế hoàn hảo sẽ bao gồm các ý như:

- Sáng tạo ý tưởng, lên chủ đề sự kiện

- Xác định thời gian cũng như địa điểm tổ chức sự kiện

- Xây dựng kịch bản sự kiện, timeline cho chương trình

- Liệt kê các hạng mục nhân sự, thiết bị cần sử dụng trong sự kiện

- Thiết kế phông nền sân khấu và các ấn phẩm cho sự kiện

- Phân công nhân sự cần thực hiện

- Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện

- Xây dựng phương án dự phòng để tránh rủi ro có thể xảy ra

- Tiêu chí đánh giá xem sự kiện có hiệu quả không

- Dự trù ngân sách sự kiện

Bước 3: Thuyết trình & chỉnh sửa các kế hoạch tổ chức sự kiện

Bước thứ 3 ở trong quy trình tổ chức sự kiện sẽ quyết định đến bản kế hoạch sự kiện của bạn có được thông qua hay không. Trước khi thuyết trình kế hoạch với cấp trên bạn cần có một bản kế hoạch hoàn hảo ngay từ bước đầu. Hãy chuẩn bị tinh thần, sẵn sàng tiếp thu theo mọi phản hồi, ý kiến cho dù là khen hay chê. Đó cũng là một cách giúp bạn có thể hoàn thiện kế hoạch tổ chức sự kiện một cách chỉnh chu nhất.

Bước 4: Triển khai sự kiện

Bước 4 trong các bước tổ chức sự kiện là trước khi diễn ra sự kiện bạn cần thời gian ít nhất 2 tuần. Bạn sẽ cần làm việc liên tục, theo dõi sát sao các tiến trình và có những phương án đốc thúc, xử lý kịp thời để có thể đảm bảo được tiến độ thực hiện.

- Xin giấy phép để tổ chức sự kiện

- Liên hệ với nhà cung cấp, ký hợp đồng thuê dịch vụ

- Gửi thư mời cho các khách tham dự

- Truyền thông sự kiện

- Dàn dựng sự kiện

- Tổng duyệt chương trình

- Tiến hành tổ chức sự kiện

Một số lưu ý trong ở quá trình triển khai tổ chức sự kiện

Đầu tiên việc xin giấy phép nên được ưu tiên để thực hiện trước thời điểm diễn ra sự kiện ít nhất là 10 ngày. Nếu bạn lơ là sẽ khiến cho chương trình xảy ra những sự cố không đáng có. Rất nhiều sự kiện lớn không có đủ giấy phép mà đã bị hoãn lại, gây thiệt hại lớn về thời gian, công sức, tài sản cũng như uy tín của đơn vị tổ chức.

Thức 2 trước khi đặt bút kỳ bất kỳ bản hợp đồng nào, bạn cũng cần phải đọc kỹ tất cả các điều khoản có trong hợp đồng để đảm bảo chúng được diễn ra tốt nhất, rõ ràng và có thể cân đo đong đếm. Tránh những trường hợp ghi trong bản hợp đồng ghi “sẽ được thỏa thuận” hay “tùy thuộc vào tình huống sẽ có cách giải quyết hợp lý”.

Bước 5: Tổng kết, đánh giá & rút kinh nghiệm

Sau khi sự kiện kết thúc bạn cần tiến hành quyết toán chi phí cho tất cả các bên liên quan bao gồm cả các hạng mục chi phát sinh thêm hay bớt, thanh toán thù lao cho nhân sự tham gia sự kiện.

Tổ chức sự kiện có ý nghĩa gì?

Khi tổ chức sự kiện thành công, không chỉ doanh nghiệp, ban tổ chức và cả những người gia cũng được hưởng lợi ích. Cụ thể, những ý nghĩa mà chương trình sự kiện có thể mang đến cho từng đối tượng như sau:

Đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp hay các chủ đầu tư cho sự kiện là người thu được nhiều ý nghĩa nhất sau sự kiện. Tổ chức sự kiện sẽ giúp họ có thể đạt được những mục đích ban đầu là tạo ra sự chú ý, xây dựng được hình ảnh thương hiệu, sản phẩm mà còn giúp tiết kiệm được nhiều khách hàng tiềm năng, thu hút thêm nhiều nhà đầu tư mới, tăng được doanh thu hiệu quả.

Đối với các khách mời tham dự sự kiện

Tổ chức sự kiện sẽ là cơ hội để khách mời giao lưu, học hỏi và gặp gỡ thêm nhiều người, mở rộng mối quan hệ ở trong cuộc sống, công việc. Thông qua các chương trình, khách mời sẽ cũng thu về nhiều lợi ích về mặt tinh thần hay thể chất.

Đối với đơn vị tổ chức

Đơn vị được giao phó tổ chức sự kiện có thể thông qua chương trình thành công để khẳng định giá trị của dịch vụ, tạo dựng được chỗ đứng vững chắc ở trong thị trường. Đặc biệt là tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm, có thể nhiều mối quan hệ mới, thêm khách hàng thân thiết và tạo ra nhiều lợi nhuận.

Trên đây chúng tôi đã cung cấp cho bạn thông tin hữu ích về các bước tổ chức sự kiện thành công. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện hay cho thuê thiết bị âm thanh ánh sáng thì hãy liên hệ ngay với Phúc Thành Nhân nhé!

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KT PHÚC THÀNH NHÂN

Trụ Sở: 205 Đường Lê Lâm, Phường Phú Thạnh, Quận Tân Phú, TPHCM

Chi Nhánh Hà Nội: Số 35 Ngách 11 Ngõ 1295 Đường Giải Phóng, P. Thịnh Liệt, Q. Hoàng Mai, Hà Nội.

Hotline/Zalo/Viber: 0906.462.906 – 0903.154.299 (Mr Hiếu)

Email: hieuvo@phucthanhnhan.vn

M: 0909.216.522 ( Ms Nhị) - E: nhidang@phucthanhnhan.vn

M: 0932.763.196 ( Ms Khiết) - E: khiettran@phucthanhnhan.vn

Website công ty: www.phucthanhnhan.com - www.phucthanhnhan.vn