Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Các Loại Hình Tổ Chức Sự Kiện

Tổ chức sự kiện là một ngành nghề đa dạng, với các loại hình tổ chức sự kiện cực kỳ phong phú. Đôi khi với những người vừa mới lấn sân sang lĩnh vực này còn nhiều bỡ ngỡ, chưa phân định được rõ ràng được các loại hình tổ chức sự kiện. Chính vì thế để có một cái nhìn chuyên hơn về lĩnh vực này, Phúc Thành Nhân sẽ giúp tìm hiểu và phân loại các hình thức tổ chức sự kiện thông qua bài viết dưới đây.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là quy trình tổ chức các công việc nhằm giúp đảm bảo cho sự kiện có thể diễn ra tốt đẹp, theo đúng kịch bản và thành công nhất. Những công việc cần thiết khi tổ chức sự kiện sẽ bao gồm: lên ý tưởng, viết kịch bản, hậu cần, thiết kế, thi công thực hiện, tổ chức và giám sát cho đến khi sự kiện được kết thúc.

Tổ chức sự kiện sẽ hướng đến một mục đích truyền tải các thông điệp ý nghĩa đến với công chúng hay khách hàng nhằm giúp quảng bá hình ảnh và định vị thương hiệu. Đây cũng là cơ hội để công ty/doanh nghiệp tạo nên thiện cảm với khách hàng và mở rộng cánh cửa của thị trường lẫn doanh thu.

Vai trò của tổ chức sự kiện là gì?

Phát triển thương hiệu – quảng bá sản phẩm

Có thể nói, tổ chức sự kiện sẽ giúp hỗ trợ chiến dịch truyền thông được diễn ra thành công và phát triển hình ảnh cũng như phát triển cũng có thương hiệu công ty. Bởi nó có khả năng truyền tải nội dung một cách nhanh chóng trong phạm vi rộng. Tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp có thể tiếp cận được nhiều đối tượng khác nhau, truyền tải thông điệp của doanh nghiệp đến một phạm vi càng lớn thì quy mô sự kiện đó càng phải lớn phải lớn và ngược lại.

Tạo được ấn tượng và thay đổi được nhận thức của khách hàng

Một sự kiện tốt là chính là sự kiện để lại được nhiều ấn tượng đối với khách hàng. Khi khách hàng tham gia sự kiện của doanh nghiệp thì họ sẽ được trải nghiệm và tiếp xúc với các sản phẩm. Từ đó khách hàng đã có thể tự cảm nhận và đánh giá được sản phẩm của doanh nghiệp. Cũng như thương hiệu của doanh nghiệp, chính điều đó đã làm thay đổi được nhận thức của khách hàng đối với sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp.

Tìm kiếm các khách hàng tiềm năng

Tổ chức sự kiện nhằm phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông. Nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu, sự trải nghiệm có thể giúp ta có thể tiếp cận được với những khách hàng mới, thay đổi được nhận thức của họ. Chính từ đó đã giúp khách hàng quan tâm và biết nhiều hơn về sản phẩm cũng như dịch vụ của doanh nghiệp. Đây cũng là một cách để các doanh nghiệp có thể phát triển các sản phẩm dịch vụ mới.

Các loại hình tổ chức sự kiện hiện nay

Hội thảo và hội nghị

Hội nghị, hội thảo là những sự kiện được nhiều doanh nghiệp tổ chức với nhiều mục đích khác nhau, thảo luận về một vấn đề cụ thể, tìm ra một hướng giải quyết từ công việc thực tế hay cung cấp những thông tin liên quan đến khách hàng, đối tác của mình. Hội nghị trường có các loại phổ biến như hội nghị tổng kết cuối năm, đầu tư và phát triển, cũng như hội nghị khách hàng… hội thảo thì thường có các loại: Hội thảo sẽ giúp chia sẻ kinh nghiệm, giới thiệu sản phẩm mới và hội thảo chuyên ngành… Thông thường, mỗi một hội thảo, hội nghị sẽ được lên kế hoạch tổ chức trong vài giờ, nửa ngày, 1 ngày hay thậm chí là vài ngày tại khách sạn lớn.

Triển lãm thương mại

Triển lãm thương mại là hoạt động mà các doanh nghiệp thường được sử dụng để củng cố được hình ảnh, quảng cáo thương hiệu, trưng bày sản phẩm có thể tìm kiếm của đối tác làm ăn, chủ đầu tư… Hoạt động này đôi khi cũng được tổ chức kết hợp với các doanh nghiệp khác để có thể tạo nên đa dạng về tạo nên một sự đa dạng về thương hiệu, lĩnh vực hoạt động. Để sự kiện triển lãm thương mại diễn ra hiệu quả, một doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị khá nhiều với công tác hậu cần như: tổ chức nhân sự, quảng bá chương trình, trưng bày sản phẩm,….

Lễ khởi công, khánh thành, khai trương

Đây một trong các loại hình tổ chức sự kiện khá phổ biến ở các doanh nghiệp vừa và lớn. Việc tổ chức lễ khai trương, khởi công hay khánh thành thường được diễn ra khi chuẩn bị xây dựng hay vừa hoàn thành một nhà xưởng, chi nhánh mới, chuẩn bị ra mắt sản phẩm, dịch vụ mới… tổ chức sự kiện này như là một lời chào hỏi, lời giới thiệu đầu tiên đến với người tiêu dùng hay các khách hàng và cần được tổ chức một cách long trọng, đòi hỏi sự chuẩn bị cẩn thận, kỹ lưỡng.

Các loại hình tổ chức sự kiện - Tiệc, lễ truyền thống

Các chương trình tiệc, lễ truyền thống hàng năm bao gồm: ngày lễ thành lập doanh nghiệp, lễ tổng kết, tiệc cuối năm, tiệc 8/3, 20/10, tiệc năm mới… đây cũng là dịp lễ giúp tạo nên sự gắn kết giữa các thành viên lại với nhau, giữa nhân viên, ban lãnh đạo do đó cần đòi hỏi tổ chức phải biết tạo dựng một bầu không khí vui vẻ, thân mật và dễ chịu nhất.

Hội thao truyền thống

Nếu nói về các loại hình tổ chức sự kiện thì không thể bỏ qua hội theo truyền thống. Với các doanh nghiệp vừa và lớn thì việc tổ chức các lễ hội thi đâu thể thao là một điều không thể thiếu. Đây cũng là một dịp giúp các nhân viên các nhân viên có thể giải tỏa tâm lý, rèn luyện sức khỏe nhưng vẫn đồng thời giúp tạo nên một bầu không khí gần gũi, thân mật với vui vẻ ở trong công ty. Hội theo truyền thống thường sẽ đòi hỏi một nơi tổ chức rộng rãi, thông thoáng đồng thời chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ thi đấu.

Các chương trình ưu đãi khách hàng

Chương trình ưu đãi cũng là dịp để tiến hành tri ân, chăm sóc và mở rộng quan hệ với các khách hàng, đối tác, đặc biệt là với những người gắn bó với doanh nghiệp ở trong thời gian dài. Sự kiện này có thể là một buổi ăn uống, du lịch, vui chơi… Bên đó đo thì việc phải làm việc với các đối tác quan trọng và lâu dài nên chương trình này cần yêu cầu sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mặt, đặc biệt là khả năng ứng phó với các vấn đề ngoài ý muốn.

Xem thêm: Backdrop Là Gì? Backdrop Đóng Vai Trò Gì Trong Sự Kiện

Các lưu ý khi tiến hành tổ chức sự kiện

Để quá trình tổ chức sự kiện có thể được diễn ra suôn sẻ và thành công tốt đẹp thì doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề như sau:

- Lên kế hoạch tổ chức sự kiện: Nhất định phải xây dựng kế hoạch để bảo hàm: Lịch trình, dự trù khách mời, thông điệp, nội dung, kinh phí, âm thanh, ánh sáng… để hạn chế rủi ro hay sự cố khi tổ chức.

- Địa điểm: Nên khảo sát địa điểm càng sớm càng tốt và lựa chọn nơi có không gian phù hợp, sức chưa.

- Dẫn chương trình: Doanh nghiệp cần phải kiểm tra chặt chẽ MC khi tiến hành tổ chức sự kiện. MC sẽ là cầu nối và là người truyền tải thông điệp của mình đến với khách mời.

- Âm thanh và ánh sáng: Luôn phải kiểm tra liên tục trước sự kiện để đảm bảo dàn âm thanh, ánh sáng được lắp đặt đúng kỹ thuật và không có bất cứ vấn đề gì.

- Nhân sự: Các sự kiện cần phải có sự phối hợp giữa phòng ban, với những sự kiện lớn, doanh nghiệp cần thuê thêm cộng tác viên hay các đơn vị có chuyên môn để được hỗ trợ tốt nhất.

- Người nổi tiếng: Đây là yếu tố quan trọng giúp cho sự kiện được nổi tiếng và hấp dẫn hơn. Vì vậy, cần để riêng một nhân sự chăm sóc, để kiểm soát talent để giúp hạn chế trục trặc hay xung đột lịch trình.

Trên đây chúng tôi đã cung cấp cho bạn các thông tin hữu ích về tổ chức sự kiện là gì? Các loại hình tổ chức sự kiện hiện nay. Phúc Thành Nhân là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi đã đồng hành với nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ tại Việt Nam trong các sự kiện lớn nhỏ như lễ kỷ niệm, lễ ra mắt sản phẩm, khai trương, khánh thành họp báo,… Chúng tôi tự tin có thể đem đến cho khách hàng nhiều dịch vụ tổ chức sự kiện tối ưu và độc đáo nhất. Để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất xin hãy liên hệ ngay với chúng tôi nhé!

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KT PHÚC THÀNH NHÂN

Trụ Sở: 205 Đường Lê Lâm, Phường Phú Thạnh, Quận Tân Phú, TPHCM

Chi Nhánh Hà Nội: Số 35 Ngách 11 Ngõ 1295 Đường Giải Phóng, P. Thịnh Liệt, Q. Hoàng Mai, Hà Nội.

Hotline/Zalo/Viber: 0906.462.906 – 0903.154.299 (Mr Hiếu)

Email: hieuvo@phucthanhnhan.vn

M: 0909.216.522 ( Ms Nhị) - E: nhidang@phucthanhnhan.vn

M: 0932.763.196 ( Ms Khiết) - E: khiettran@phucthanhnhan.vn

Website công ty: www.phucthanhnhan.com - www.phucthanhnhan.vn